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FAQ

승인서비스를 쓰면서 자주 나오는 질문을 모았습니다. 앞부분은 사용자, 뒷부분은 관리자 질문입니다.

기본 사용법​

Q. 승인서비스가 처음인데 무엇부터 해야 하나요?​

A. 먼저 결재자를 지정하세요.

  1. 사용자페이지 > 승인관리 > 설정 > 결재선 으로 이동
  2. 서비스와 결재 유형을 선택한 뒤 [결재자 지정하기 >] 클릭
  3. 이름 또는 이메일로 검색해 결재자 선택 (보통 팀장, 상급자)
  4. [저장] 클릭

결재자를 미리 지정하지 않으면 승인이 필요할 때마다 요청 보류 상태가 되어 업무가 지연됩니다.

관리자가 그룹·기본 결재선을 등록해 둔 경우에는 개인 설정이 없어도 자동으로 적용됩니다.

Q. 승인 요청은 어떻게 생성되나요?​

A. 자동으로 생성됩니다. 사용자가 별도로 승인을 요청하지 않습니다.

연동 서비스(SHIELDMail 등)에서 작업하면 관리자가 설정한 조건부 정책에 따라 승인 필요 여부가 판단되고, 승인 요청이 자동으로 만들어집니다.

예시:

  1. SHIELDMail에서 외부 도메인으로 메일 발송 시도
  2. "외부 발송 시 승인 필요" 정책에 해당하는지 판단
  3. 자동으로 승인 요청 생성 및 결재자에게 전달

Q. 요청함과 승인함의 차이가 무엇인가요?​

A. 요청 방향이 다릅니다.

  • 요청함: 내가 다른 사람에게 승인을 요청한 목록
  • 승인함: 다른 사람이 나에게 승인을 요청한 목록

예를 들어 내가 팀장에게 메일 승인을 요청했다면, 내 요청함에는 "승인 대기"로, 팀장의 승인함에는 "처리 필요"로 표시됩니다.

Q. 승인 요청 상태는 어떤 것들이 있나요?​

A. 다섯 가지입니다.

  • 🔴 요청 보류 — 승인할 사람이 아직 정해지지 않음 → 결재자를 지정해야 합니다
  • 🔵 승인 대기 — 결재자가 검토 중 → 기다리거나 직접 연락
  • 🟢 승인 — 승인되어 원래 작업이 완료됨
  • 🟠 반려 — 승인이 거부되어 작업이 취소됨 → 사유 확인 후 재요청 검토
  • ⚫ 요청 취소 — 요청자 또는 관리자가 취소함

요청함 — 내가 요청한 건​

Q. "요청 보류" 상태가 무엇인가요?​

A. 결재자가 지정되지 않은 상태입니다. 승인이 필요한 상황이지만 적용할 결재선(개인·그룹·기본)이 하나도 없을 때 나타납니다.

해결 방법:

  1. "결재자 지정이 필요합니다" 메일의 링크 클릭, 또는 요청함에서 해당 요청 클릭
  2. 상세 슬라이드의 결재자 항목에서 [결재자 지정] 클릭
  3. 이름 또는 이메일로 검색해 선택 후 [확인]

또는 설정 > 결재선 에서 결재자를 지정하면 대기 중이던 요청에 자동으로 적용됩니다.

계속 반복된다면 관리자에게 그룹·기본 결재선 등록을 요청하세요.

Q. 결재자가 승인 요청 메일을 받지 못했다고 합니다​

A. 순서대로 확인하세요.

  1. 결재자가 제대로 지정되었는지 — 요청함 목록의 결재자 항목 확인
  2. 이메일 주소가 정확한지 — 설정 > 결재선 에서 지정된 결재자 확인
  3. 스팸 메일함 — 결재자에게 확인 요청
  4. 승인함 직접 확인 — 메일이 없어도 결재자는 관리센터 승인함에서 바로 처리할 수 있습니다
  5. 그래도 안 되면 결재자를 변경해 보세요

Q. 승인이 너무 오래 지연되고 있어요​

A. 다음을 확인하세요.

  • 결재자 부재 확인 — 휴가·출장 중인지 확인. 부재 시에는 결재자 본인이 설정 > 결재 위임 에서 대결자를 지정해야 합니다
  • 결재자에게 직접 연락 — 급한 경우 전화나 메신저로 처리 요청
  • 취소 후 재요청 — 다른 결재자로 변경해 다시 요청
  • 관리자 문의 — 관리자는 전체 승인함 에서 대신 처리할 수 있습니다

지연이 반복되면 결재자와 처리 시간을 협의하거나 다른 결재자로 변경을 고려하세요.

Q. 결재자와 대결자가 함께 표시됩니다. 누가 처리하나요?​

A. 원 결재자가 결재 위임 기간을 설정한 경우입니다.

위임 기간 동안에는 대결자도 결재할 수 있습니다. 둘 중 먼저 처리하는 사람의 결정이 반영됩니다.

Q. 일부 수신자만 승인되었습니다​

A. 결재자가 부분 처리한 경우입니다.

결재자는 수신자·참조별로 나누어 승인·반려할 수 있습니다. 상세 슬라이드의 요청 정보 섹션에서 대상별 결과와 결재자 의견을 확인하세요.

승인된 대상에게만 메일이 발송되고, 반려된 대상은 제외됩니다.

Q. 같은 메일을 여러 번 요청했는데 어떻게 구분하나요?​

A. 요청 번호와 요청한 날짜로 구분합니다.

  • 요청 번호 — SM-SND-2508-00181 형식의 고유 번호
  • 요청한 날짜 — 요청이 생성된 시각

불필요한 중복 요청은 취소 처리하는 것을 권장합니다.

Q. 실수로 요청을 취소했는데 복구할 수 있나요?​

A. 취소된 요청은 복구할 수 없습니다. 다시 필요하면 원본 서비스에서 처음부터 새로 작업해야 합니다.

재요청 방법:

  1. 원본 서비스(SHIELDMail 등)에서 다시 작업 시작
  2. 필요시 결재자 변경 또는 내용 수정
  3. 새로운 승인 요청 자동 생성

승인함 — 내가 승인할 건​

Q. 승인 메일은 받았는데 승인함에 없어요​

A. 다음을 확인해보세요.

  • 탭 확인 — 승인 전체 탭이 선택되어 있는지 확인
  • 검색 조건 확인 — 검색창이 비어 있는지 확인
  • 처리 완료 여부 — 이미 처리한 요청은 완료 탭에 있습니다
  • 위임 여부 — 내가 대결자를 지정해 두었다면 대결자의 승인함으로 전달됩니다

Q. 일부 수신자만 승인할 수 있나요?​

A. 가능합니다.

요청 정보 섹션에서 수신자·참조자별로 개별 승인/반려를 선택한 뒤 [처리] 하면 됩니다. 전체를 한 번에 처리하려면 [✓ 전체 승인] 또는 [⊖ 전체 반려] 를 사용하세요.

승인·반려 모두 의견 입력이 필수입니다.

Q. 실수로 잘못 처리했습니다​

A. 처리된 승인 건은 수정하거나 되돌릴 수 없습니다.

요청자에게 상황을 설명하고, 필요하면 요청자가 원본 서비스에서 다시 요청하도록 안내하세요.

Q. 휴가 중에 승인 요청이 오면 어떻게 되나요?​

A. 미리 대결자를 지정해 두세요.

사용자페이지 > 승인관리 > 설정 > 결재 위임 에서 대결자·대결 사유·대결 기간을 지정하면, 부재 기간에 도착하는 요청이 대결자에게 자동으로 전달됩니다. 기간이 끝나면 자동으로 복귀합니다.

갑작스러운 부재로 본인이 설정하지 못한 경우에는 관리자가 대신 등록할 수 있습니다.

Q. 위임을 설정했는데 내 승인함에 요청이 계속 들어옵니다​

A. 순서대로 확인하세요.

  1. 활성 토글이 켜져 있는지 — 꺼져 있으면 기간과 관계없이 적용되지 않습니다
  2. 대결 기간이 오늘을 포함하는지 — 시작일 전이면 아직 적용되지 않습니다(상태가 예정)
  3. 위임 설정 전에 이미 도착한 요청은 내가 처리해야 합니다

결재선 · 결재 위임 설정​

Q. 결재자를 여러 명 지정할 수 있나요?​

A. 현재 결재 유형별로 결재자는 1명입니다.

여러 단계를 거치는 다단계(N차) 결재는 향후 개발 예정입니다.

다만 다음은 지금도 가능합니다.

  • 서비스·결재 유형별로 다른 결재자 — 결재 유형마다 따로 지정합니다
  • 부재 시 대신 처리 — 설정 > 결재 위임 에서 대결자를 지정

Q. 결재자는 어떤 순서로 정해지나요?​

A. 개인 → 그룹 → 기본 순으로 적용됩니다.

순위결재선설정하는 사람적용 범위
1개인 결재선나 (설정 > 결재선)내가 올리는 승인 요청
2그룹 결재선관리자내 대표 그룹에 속한 사용자
3기본 결재선관리자회사 전체

앞 순위에 결재선이 없으면 다음 순위로 넘어갑니다. 셋 다 없으면 요청 보류 상태가 됩니다.

관리자가 개인 결재선 사용 을 껐다면 1순위가 빠지고 그룹 → 기본 순으로만 적용됩니다.

Q. 결재선 탭에서 결재자를 지정할 수 없습니다​

A. 관리자가 개인 결재선 사용 을 꺼둔 상태입니다.

  • 회사 정책이므로 사용자가 변경할 수 없습니다
  • 이미 등록해 둔 개인 결재선도 적용되지 않습니다 (설정값은 보관됩니다)
  • 승인 요청은 관리자가 설정한 그룹 → 기본 결재선으로 자동 전달됩니다

결재자를 바꿔야 한다면 관리자에게 문의하세요.

Q. 결재자를 잘못 지정했습니다​

A. 즉시 변경하세요.

  1. 설정 > 결재선 에서 해당 결재 유형의 연필 아이콘을 클릭해 결재자를 변경
  2. 진행 중인 승인 요청이 있다면 요청함 에서 취소한 뒤 다시 요청
  3. 새로운 결재자에게 상황을 설명

Q. 최고 경영진이나 대표는 누구에게 승인을 받아야 하나요?​

A. 자가 승인을 사용하세요. 더 이상 승인받을 상급자가 없는 경우:

  1. 설정 > 결재선 에서 본인을 결재자로 지정
  2. 승인이 필요한 상황이 생기면 본인이 직접 승인 처리
  3. 승인함에서 자신의 요청을 검토 후 승인

본인이 직접 설정하지 않는 경우 관리자가 대신 세팅해 줄 수 있습니다.

Q. 결재자가 퇴사했는데 어떻게 해야 하나요?​

A. 즉시 결재자를 변경하세요.

  1. 설정 > 결재선 에서 새로운 결재자로 변경
  2. 진행 중인 요청은 관리자에게 전체 승인함 처리를 요청
  3. 관리자는 그룹·기본 결재선에 해당 인물이 남아 있는지 함께 점검

Q. 부재 중일 때는 어떻게 하나요?​

A. 결재 위임 으로 대결자를 지정하세요.

  1. 설정 > 결재 위임 으로 이동
  2. 우측 상단 토글이 켜짐 상태인지 확인
  3. 대결자·대결 사유·대결 기간을 입력하고 [저장]

기간이 되면 자동으로 대결이 시작되고, 종료일이 지나면 자동으로 복귀합니다.

대결 사유는 결재 이력에 그대로 표시되어 요청자와 대결자가 볼 수 있습니다. 업무 목적에 맞게 작성해주세요.

Q. 결재 위임을 설정했는데 대결자에게 전달되지 않습니다​

A. 순서대로 확인하세요.

  1. 활성 토글이 켜져 있는지 — 꺼져 있으면 기간과 무관하게 미적용
  2. 대결 기간이 오늘을 포함하는지 — 시작일 전이면 상태가 예정 으로 아직 적용 전
  3. 설정 전에 이미 도착한 요청은 내가 처리해야 합니다

Q. 휴가에서 복귀했는데 위임을 따로 꺼야 하나요?​

A. 아닙니다. 종료일이 지나면 자동으로 복귀합니다.

다만 이미 대결자에게 전달된 요청은 대결자가 계속 처리합니다. 나에게 다시 돌아오지 않습니다.

위임을 잠시 멈추고 싶을 때는 설정을 지우지 말고 토글만 끄세요. 대결자·사유·기간이 그대로 보관되어 다음 부재 때 다시 쓸 수 있습니다.

문제 해결​

Q. 승인함·요청함이 비어있는데 정상인가요?​

A. 승인 요청이 없으면 빈 화면이 정상입니다.

  • 요청함이 비어있는 경우 — 승인이 필요한 작업을 하지 않았거나 모든 요청이 처리 완료
  • 승인함이 비어있는 경우 — 다른 사람이 나를 결재자로 지정한 요청이 없음

승인이 필요한 작업(외부 메일 발송 등)을 하면 자동으로 요청이 생성됩니다.

Q. 승인 상태가 업데이트되지 않아요​

A. 브라우저를 새로고침해보세요.

  1. 목록 새로고침 — 우측 상단 새로고침 버튼 또는 F5
  2. 다시 로그인 — 문제가 지속되면 로그아웃 후 다시 로그인
  3. 관리자 문의 — 계속 문제가 발생하면 시스템 관리자에게 문의

Q. 승인 요청 제목이나 내용이 이상하게 나옵니다​

A. 결재 양식의 템플릿 설정 문제입니다. 관리자에게 문의하세요.

관리자는 관리자페이지 > 승인서비스 > 결재 양식 에서 요청 메일 제목·요청 내용 템플릿을 수정할 수 있습니다.

관리자 — 결재선​

Q. 요청 보류 건이 계속 쌓입니다​

A. 확인 순서:

  1. 기본 결재선 탭에서 해당 서비스의 결재 유형에 결재자가 있는지 확인
  2. 그룹 결재선 탭에서 해당 사용자의 대표 그룹에 결재선이 있는지 확인
  3. 사용자의 대표 그룹이 관리센터에 설정되어 있는지 확인
  4. 급한 건은 전체 승인함에서 문서별로 결재자를 직접 지정

Q. 사용자가 결재선을 지정할 수 없다고 합니다​

A. 개인 결재선 탭의 토글이 사용 안 함(OFF) 인지 확인하세요. OFF 상태에서는 사용자가 개인 결재선을 등록·수정할 수 없습니다. 의도한 정책이 아니라면 ON으로 전환하고, 정책이 맞다면 그룹·기본 결재선이 충분히 등록되어 있는지 확인하세요.

Q. 결재자가 퇴사했습니다​

A. 해당 결재자가 지정된 결재선을 모두 찾아 교체해야 합니다. 결재선 상태와 각 탭의 상세 슬라이드에서 확인하고, 연필 아이콘으로 새 결재자를 지정하세요. 진행 중인 승인 요청은 전체 승인함에서 관리자가 직접 처리할 수 있습니다.

Q. 사용자의 대표 그룹이 바뀌면 결재선도 바뀌나요?​

A. 대표 그룹이 바뀌면 이후 생성되는 승인 요청부터 새 그룹의 결재선이 적용됩니다. 이미 생성된 요청에는 소급 적용되지 않습니다.

Q. 같은 그룹에 결재선을 두 개 등록할 수 있나요?​

A. 없습니다. 결재 유형별로 그룹당 결재자는 하나만 등록할 수 있습니다.

관리자 — 결재 위임​

Q. 위임을 설정했는데 대결자에게 전달되지 않습니다​

A. 확인 순서:

  1. 결재 위임 활성 여부 토글이 켜져 있는지 확인 (꺼져 있으면 기간과 무관하게 미적용)
  2. 위임 기간이 오늘을 포함하는지 확인 (상태가 예정이면 아직 적용 전)
  3. 위임 설정 전에 이미 도착한 요청은 원 승인자가 처리해야 합니다

Q. 대결자도 부재중입니다​

A. 연쇄 위임(대결자의 대결자)은 지원하지 않습니다. 원 승인자의 대결자를 다른 사람으로 변경하거나, 전체 승인함에서 관리자가 직접 처리하세요.

Q. 위임 기간이 끝났는데 대결자가 아직 처리하지 않은 건이 있습니다​

A. 이미 대결자에게 전달된 건은 대결자가 계속 처리합니다. 원 승인자에게 돌아가지 않습니다. 급한 건이라면 전체 승인함에서 관리자가 직접 처리하세요.

Q. 사용자가 설정한 위임을 관리자가 지울 수 있나요?​

A. 가능합니다. 상세 슬라이드에서 ⊗ 아이콘으로 대결자를 삭제한 뒤 저장하면 됩니다. 다만 사용자 본인의 설정과 동일한 데이터이므로, 삭제 전에 사용자에게 안내하는 것을 권장합니다.

Q. 누가 언제 위임을 설정했는지 확인할 수 있나요?​

A. 로그 메뉴에서 확인합니다. 등록·수정·삭제·활성 여부 변경이 행위자·시각·전후 값과 함께 기록되며, 관리자가 대행한 경우 행위자가 관리자로 구분됩니다.

관리자 — 전체 승인함​

Q. 요청 보류 건이 계속 발생합니다​

A. 근본 조치 순서:

  1. 결재선 > 기본 결재선에서 사용 중인 서비스별로 결재자를 등록합니다
  2. 결재선 > 그룹 결재선에서 결재선이 없는 그룹을 확인해 채웁니다
  3. 사용자의 대표 그룹이 관리센터에 설정되어 있는지 확인합니다
  4. 이미 쌓인 건은 이 화면에서 개별 결재자 지정으로 해소합니다

Q. 관리자가 처리한 건과 결재자가 처리한 건을 구분할 수 있나요?​

A. 구분됩니다. 관리자가 처리하면 결재자 상태가 위임 승인 / 위임 반려로 기록되고, 이력 탭에 관리자 개입에 의한 처리로 남습니다. 부재 위임에 의한 처리와는 이력에서 구분됩니다.

Q. 이미 승인된 건을 취소할 수 있나요?​

A. 없습니다. 처리된 건은 되돌릴 수 없습니다. 요청자가 원본 서비스에서 다시 요청해야 합니다.

Q. 특정 사용자의 요청이 전부 멈춰 있습니다​

A. 확인 사항:

  1. 해당 사용자의 대표 그룹에 그룹 결재선이 있는지 확인
  2. 결재선 > 개인 결재선에서 해당 사용자의 결재선 상태 확인
  3. 개인 결재선 사용이 꺼져 있고 그룹·기본 결재선도 없으면 사용자가 스스로 해소할 수 없습니다
  4. 관리자가 결재선을 등록하거나 이 화면에서 개별 지정으로 해소합니다

Q. 승인이 오래 지연되는 건을 한 번에 찾고 싶습니다​

A. 대기 탭에서 요청한 날짜 필터로 기간을 지정하면 오래된 대기 건을 추릴 수 있습니다. 정기적으로 점검해 병목을 조기에 발견하세요.

관리자 — 결재 양식​

Q. 승인 요청 제목에 /발신자가 글자 그대로 나옵니다​

A. 드롭다운에서 선택하지 않고 직접 타이핑한 경우입니다. 해당 부분을 지우고 /를 입력해 목록에서 다시 선택하세요.

Q. 가져오기 창에 원하는 양식이 없습니다​

A. 소프트캠프가 아직 배포하지 않았거나 배포를 중단한 양식입니다. 담당자에게 문의하세요.

Q. 양식을 가져왔는데 승인 요청이 생성되지 않습니다​

A. 확인 순서:

  1. 결재 양식 활성 여부가 활성(ON) 인지 — 가져온 직후에는 비활성입니다
  2. 설정 > 사용설정의 승인서비스 사용여부가 사용(ON) 인지
  3. 연동 서비스 쪽에서 해당 요청 유형이 승인 대상으로 설정되어 있는지

Q. 결재 양식의 이름이나 입력 항목을 바꾸고 싶습니다​

A. 회사에서는 변경할 수 없습니다. 전 고객사가 공통으로 쓰는 원본 값이므로 소프트캠프 담당자에게 문의하세요.

Q. 보존 연한을 줄이면 기존 문서도 함께 삭제되나요?​

A. 아닙니다. 보존 값은 요청이 생성될 때 문서에 복사되므로, 이미 생성된 문서는 생성 당시의 보존 연한을 따릅니다.

Q. 결재 양식 사용을 잠시 멈추고 싶습니다​

A. 결재 양식 활성 여부를 끄세요. 신규 요청만 막히고 진행 중인 요청과 지난 기록은 그대로 유지됩니다.

향후 개발 계획​

Q. 어떤 기능들이 추가될 예정인가요?​

A. 다음 기능이 개발 예정입니다.

  • 다단계(N차) 결재 — 팀장 → 부서장 → 본부장처럼 여러 단계를 순서대로 거치는 결재
  • 병렬 결재·합의 — 같은 단계의 여러 결재자가 함께 검토

이미 제공 중인 기능(결재 위임, 그룹·기본 결재선, 서비스별 결재 양식)은 각 가이드를 참고하세요.

관련 문서​

사용자 가이드

  • 승인서비스 개요 — 승인서비스 기본 개념 및 전체 프로세스
  • 요청함 — 내가 요청한 승인 건 관리 방법
  • 승인함 — 승인 요청 처리 방법
  • 설정 — 결재선 지정 및 결재 위임 설정 방법

관리자 가이드

기타